Mailing na Black Friday i Święta w spamie? 7 ustawień (SPF, DKIM, DMARC), które sprawdzisz przed kampanią

Black Friday wypada w tym roku 27 listopada, a zaraz potem przychodzi czas świątecznych kampanii. Najlepsza promocja nic jednak nie da, jeśli mail wyląduje w spamie albo zostanie odrzucony. Od 2024 roku Gmail i Yahoo, a od maja 2025 roku także Outlook.com sprawdzają, czy wiadomość ma ważny „paszport”: SPF, DKIM i DMARC. Poniżej 7 ustawień, które warto sprawdzić, zanim klikniesz „Wyślij”.

1️⃣ SPF: lista nadawców Twojej domeny

SPF (Sender Policy Framework) to rekord TXT w DNS, który mówi: „te serwery mogą wysyłać pocztę w imieniu mojej domeny”. Jak lista gości przy wejściu na lotnisko: kogo nie ma na liście, ten budzi podejrzenia.

• Wszyscy nadawcy na liście: skrzynka firmowa, sklep internetowy, program do newslettera, system faktur. Google ostrzega, że wiadomości od nadawców spoza rekordu SPF łatwiej trafiają do spamu.
• Tylko jeden rekord SPF: według standardu RFC 7208 dwa rekordy SPF dla tej samej domeny dają błąd (permerror). Nowego dostawcę dopisujesz do istniejącego rekordu.
• Maksymalnie 10 zapytań DNS: mechanizmy include, a, mx, ptr, exists i redirect łącznie nie mogą przekroczyć 10, bo inaczej SPF zwraca błąd.

2️⃣ DKIM: podpis cyfrowy wiadomości

DKIM (DomainKeys Identified Mail) dodaje do każdego maila podpis cyfrowy, a klucz publiczny do jego sprawdzenia publikujesz w DNS. Serwer odbiorcy weryfikuje, że wiadomość naprawdę wysłała Twoja domena i że po drodze nikt nie zmienił jej treści.

• Długość klucza: Gmail i Yahoo wymagają klucza co najmniej 1024-bitowego; Google zaleca 2048 bitów, jeśli dostawca to obsługuje.
• Własna domena w podpisie: w panelu programu do newslettera włącz uwierzytelnienie swojej domeny, żeby podpis DKIM był na Twoją domenę, a nie domenę dostawcy.

3️⃣ DMARC: polityka i raporty

DMARC mówi serwerom odbiorców, co zrobić z wiadomością, która nie przejdzie SPF ani DKIM. Żeby mail przeszedł DMARC, domena z pola Od (From) musi być zgodna z domeną sprawdzoną przez SPF lub DKIM. To tzw. wyrównanie (alignment).

• Polityka p=: none (tylko obserwuj), quarantine (do spamu) albo reject (odrzuć). Na start Google i Yahoo akceptują p=none.
• Raporty rua: Yahoo zdecydowanie zaleca, a Google zaleca dodanie adresu na raporty. Pokażą Ci, kto wysyła maile w imieniu Twojej domeny, także ktoś, kto się pod nią podszywa.

4️⃣ Jak sprawdzić rekordy DNS

Nie musisz zgadywać. Wystarczy kilka bezpłatnych narzędzi i jeden testowy mail na własną skrzynkę.

• Google Admin Toolbox: narzędzie Dig pokaże rekordy TXT (SPF, DKIM, DMARC) i PTR Twojej domeny.
• Nagłówki wiadomości w Gmailu: wyślij testowy mail na konto Gmail, otwórz „Pokaż oryginał” i sprawdź, czy przy SPF, DKIM i DMARC widnieje PASS.
• Google Postmaster Tools: po weryfikacji domeny pokazuje poziom zgłoszeń spamu, uwierzytelnienie i reputację wysyłek do Gmaila.

5️⃣ Wypisanie się jednym kliknięciem

Google podkreśla, że łatwe wypisanie się i wysyłka tylko do osób, które chcą Twoich maili, zmniejszają liczbę zgłoszeń spamu. Gmail i Yahoo wymagają od nadawców masowych wypisania się jednym kliknięciem w wiadomościach marketingowych.

• Dwa nagłówki: List-Unsubscribe z adresem HTTPS i List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click (standard RFC 8058). Większość programów do newsletterów dodaje je sama, ale warto to sprawdzić w „Pokaż oryginał”.
• Widoczny link w treści: oprócz nagłówków mail musi mieć wyraźny link do wypisania się.
• Szybka realizacja: Yahoo wymaga obsłużenia rezygnacji w ciągu 2 dni.

6️⃣ Osobna subdomena na newsletter

Faktura, potwierdzenie zamówienia i promocja „-30% na Black Friday” to różne rodzaje poczty. Yahoo zaleca oddzielać pocztę marketingową od transakcyjnej osobnym adresem IP lub osobną domeną DKIM, bo każda ma własną reputację. Google radzi, by każdy rodzaj wiadomości miał stały adres nadawcy i by nie mieszać promocji z potwierdzeniami sprzedaży.

Prosty sposób na takie rozdzielenie to subdomena, np. news.twojsklep.pl dla newslettera, z własnym SPF i DKIM. Wtedy gorszy wynik jednej kampanii nie obciąża od razu poczty, którą klienci muszą dostać, np. potwierdzeń zamówień.

7️⃣ Rozgrzewanie wysyłki (warm-up)

Duża kampania z domeny, która zwykle wysyła niewiele, to ryzyko. Google wprost ostrzega przed nagłymi skokami wolumenu: nawet podwojenie dotychczasowej wysyłki może skończyć się ograniczeniem tempa albo spadkiem reputacji.

• Zacznij od najbardziej zaangażowanych: najpierw wysyłaj do osób, które otwierają i klikają, potem stopniowo zwiększaj liczbę odbiorców.
• Wysyłaj równo: regularnie i bez zrywów; przy wysyłce codziennej można zwiększać wolumen szybciej niż przy cotygodniowej.
• Reaguj na błędy: gdy pojawiają się odbicia lub odroczenia, zmniejsz wolumen i zwiększaj go znowu powoli.